Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Aus dem Arbeitsalltag dürfte vielen der Begriff „Asap – as soon as possible“ geläufig sein. Aufgaben so schnell wie irgendwie möglich abzuarbeiten, ist schon fast zur Regel eines jeden Mitarbeiters geworden. Hierbei werden die Prioritäten dieser Aufgaben oft von anderen vorgegeben. Um Qualität und Terminierung aller zugetragenen Aufgaben jedoch garantieren zu können, bedarf es einer eigenen Priorisierung. Man ist schließlich noch immer sein eigener Chef und anhand des Eisenhower-Prinzips kann sich jeder relativ simpel ein raffiniertes System zu Nutze machen.

Dwight David Eisenhower war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika und Namensgeber für das hier vorgestellte Prinzip, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Er lehrte und praktizierte diese Art der Arbeitseinteilung und die Kategorisierung erfolgt in lediglich vier Quadranten. Klare Prioritäten sollen das Ziel sein und der eigene Blick für die wirklich wichtigen Aufgaben geschärft werden. Wesentliches und wichtiges soll von Unwesentlichen und unwichtigen getrennt werden.

Hiermit könnt ihr die Grafik in wenigen Schritten als Poster bestellen.

Wie in der Grafik zu sehen, ergeben sich aus den Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit vier Kombinationsmöglichkeiten:

• Wichtige und dringende Aufgaben
• Wichtige aber nicht dringende Aufgaben
• Nicht wichtige aber dringende Aufgaben
• Weder wichtige noch dringende Aufgaben

Nachdem die Einordnung in Kategorien erfolgt ist, erfolgt anschließend die Umsetzung:

• 1. Schritt: Aufgaben welche weder als wichtig noch dringend eingestuft werden, sollten von der ToDo-Liste entfernt und in den Papierkorb verschoben werden.
• 2. Schritt: Wer in der Position ist, Aufgaben an Mitarbeiter deligieren zu können, sollte dies mit den zwar dringenden aber nicht wichtigen Aufgaben tun.
• 3. Schritt: Im oberen Teil der Grafik finden wir alle wichtigen Aufgaben. In Kombination mit einem optimierten Zeitmanagement sollte man sich hier zunehmend auf die wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben konzentrieren, da mit diesen langfristig die essenziellen Ergebnisse erzielt werden können.

Idealer Weise kommen wir also gar nicht erst in die Lage, vor Aufgaben zu stehen, die wichtig und dringend zugleich sind. Ein gutes Zeitmanagement weiß natürlich, solche Situationen zu verhindern. Eine Herausforderung in der Arbeit nach dem Eisenhower-Prinzip besteht also auch darin, bereits im Voraus eine klare Struktur in Planung und Ablauf der eigenen Aufgaben zu bekommen. Natürlich können unvorhersehbare Ereignisse eintreten und eine bestehende Planung zunichtemachen. Vorher nicht existente Aufgaben werden auf einen Schlag wichtig und dringend. Spätestens in diesen Fällen muss man entscheiden, was wichtig ist und eine Priorität erhält. Wiederum erfordert es jede Menge Disziplin, an den Aufgaben zu arbeiten, die langfristig von Bedeutung sind.