Briefpapier bedrucken

Geschäftskorrespondenz gehört zum Geschäftsalltag: Angebote werden erstellt, Rechnungen geschrieben, Anfragen und Reklamationen bearbeitet, Waren bestellt, Werbebriefe und Anschreiben verschickt. Trotz des digitalen Zeitalters und dem Versand von E-Mails sind gedruckte Geschäftsbriefe stets sehr beliebt und weisen eine hohe Akzeptanz auf.

Briefpapiere und Visitenkarten gehören zu den ersten Kontaktpunkten der Geschäftskorrespondenzen mit einem potentiellen Kunde. Sie spiegeln das äußere Erscheinungsbild und die Professionalität eines Unternehmens wider. Und dieser erste Eindruck kann entscheidend für den Erfolg sein. Neben einem ansprechenden Layout im Corporate Design gibt es festgelegte Formal- und Gestaltungsregeln, die in der DIN 5008 definiert sind. Diese und viele weitere Tipps haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Unverwechselbares Briefpapier erhöht die Professionalität und Wiedererkennung

Um die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens zu vereinheitlichen, sollte für jeglichen Schriftverkehr ein unverwechselbares Briefpapier existieren, das einen hohen Wiedererkennungswert aufweist. Im Idealfall existiert ein Corporate-Design- oder Markenhandbuch, welches einfach angewendet werden kann. Gibt es dieses nicht, kann die eigene Webpräsenz oder das Visitenkartenlayout als Vorgabe für Farben und Elemente dienen. Je mehr Zeit Sie in die Entwicklung eines Briefpapier-Designs stecken, desto vielfältiger können Sie es einsetzen und desto unverwechselbarer wird es.

Überlegen Sie sich daher im Vorfeld:

• Welchen Zweck soll es erfüllen? Dient es der täglichen Geschäftskorrespondenz, für Rechnungen oder als Werbebrief?
• Ist es erforderlich Werbebotschaften zu kommunizieren? Soll mein Logo als Eyecatcher dienen?
• Wie wichtig ist mir die Wiedererkennung meines Unternehmens? Sind mir neben dem Logo und meinen Firmenfarben auch Icons meines Corporate Designs wichtig?
• Wie kann ich mich von der Masse abheben und eigene Akzente setzen?
• Passt ein auffälliges oder ein minimalistisches Design besser zu mir?

Geschäftsbriefe nach DIN erstellen

Einen Briefbogen zu gestalten scheint für die meisten keine große Hürde darzustellen: Zahlreiche Vorlagen in Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word sowie aus dem Internet ermöglichen die einfache Adaption in ein Wunschlayout mit eigenem Logo. Aber Vorsicht! Für professionelle Geschäftsbriefe sind diese Vorlagen nur bedingt geeignet. Denn die deutsche Norm DIN 5008 gibt klare Regeln vor, wie das Anschriftfeld gestaltet sein sollte, wo das Logo, der Betreff, das Datum und die Absenderadresse zu platzieren sind.

Die DIN 5008 - Wieso ist sie so wichtig?

Bereits im Jahr 1928 wurden die ersten “Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost” festgelegt. 1949 wurde die heute noch gültige DIN 5008 eingeführt, welche seither acht Aktualisierungen unterzogen wurde. Hintergrund dieser DIN ist, dass Anschreiben, Rechnungen oder Angebote für das Auge und maschinell gut lesbar sein sollen. Das festgelegte DIN A4 Hochformat gewährleistet zudem ein einwandfreies Abheften in Ringordern. Die Empfängeranschrift ist bei Briefumschlägen mit Fenstern stets gut sichtbar. Professionelle Geschäftsbriefe kommen nur schwer an dieser Norm vorbei.

Welche Regeln sind in der DIN 5008 festgelegt?

Die DIN 5008 gibt millimetergenaue Vorgaben, wo und mit welchem Abstand zum Rand alle Elemente eines Geschäftsbriefes zu Positionieren sind.

Dazu gehören unter Anderem:

• die Aufteilung des Anschriftenfeldes
• der Informationsblock für Aktenzeichennummer und der Name des Ansprechpartners (insbesondere für Behörden wichtig)
• Briefkopf und Fußzeile (Geschäftsangaben)
• das Datum und die Absendernamen
• Schreibweisen von Ziffern wie Telefonnummern und Bankverbindungen etc.
• die Grußformel mit Unterschrift und die nötigen Zeilenumbrüche

Genaue Vorgaben zur Positionierung von Lochmarken ermöglichen zudem das korrekte Lochen und Abheften in Ringordnern. Falzmarken dienen zum einwandfreien Falten für Umschläge im Format DIN lang. Mindestschriftgrößen, Gestaltung von Aufzählungen und Hervorhebungen, Seitennummerierungen oder die Betreffzeile runden das Regelwerk ab. Alles in allem ist es ein sehr ausführliches Werk, an dem kein professionelles Unternehmen vorbeikommen kann.

Aufmerksamkeitsstarke Werbebriefe erstellen

Werbebriefe oder Kunden-Mailings sind trotz der Etablierung von E-Mail-Werbung immer noch ein beliebtes Werbemedium um:

• potentielle Neukunden auf die eigenen Produkte oder Dienstleistungen aufmerksam machen,
• treue Kunden durch Angebote zu halten sowie
• Rabatte und Gutscheine für Onlineshops gezielt zu streuen

Erfolgreiche Werbebriefe können nicht nur Umsätze erhöhen, sondern tragen auch zur Markenbekanntheit bei.

Gestaltung und Inhalte von Kunden-Mailings

Werbebriefe unterliegen keiner DIN und können frei nach den Anforderungen des werbenden Unternehmens gestaltet werden. Die Grundsätze zur Platzierung des Anschriftenfeldes, des Textes und des Betreffs empfehlen wir dennoch um den gewohnten Lesefluss zu ermöglichen. Werbebriefe verfolgen im Vergleich zu Geschäftsbriefen das Ziel, den Leser “emotional abzuholen”, anstatt ihn nur zu informieren. Der Betreff sollte eine aussagekräftige Werbebotschaft vermitteln, damit der Leser den Brief nicht zur Seite legt. Kurze Absätze, Zwischenüberschriften und ausgewählte Hervorhebungen machen einen Werbebrief lesefreundlich.

Briefbögen online drucken und gestalten

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