Zeitmanagementmethoden

Folgende Grundregeln helfen Arbeitnehmern dabei, anfallende Aufgaben besser und effektiver zu erledigen:

• Prioritäten setzen und akzeptieren, dass im Wohle des Unternehmens nicht immer alle Aufgaben (gleich schnell) bewältigt werden können
• Ziele klar formulieren, um den effektiven Mehrwert einzelner Tasks zu erkennen
• Aufgaben planen, zum Beispiels durch das Festlegen von Meilensteinen
• Abläufe optimieren, um nötige Handlungsschritte ggf. zusammenzufassen und dadurch Zeit einzusparen
• Aufgaben delegieren, zum Beispiel an Experten innerhalb des Unternehmens, deren Know-how eine Zeitersparnis und Qualitätssteigerung zur Folge hat
• erfüllte Ziele dienen als Motivation für neue Herausforderungen

Der Arbeitsalltag berufstätiger Menschen ist geprägt von Unterbrechungen, die das Erfüllen der zahlreichen Aufgaben schwer möglich machen. Um sich selbst zu einer disziplinierten Arbeitsweise zu zwingen, verzichten viele von ihnen auf ein Privathandy am Arbeitsplatz oder schirmen sich mit Kopfhörern vom Geplauder der Kollegen ab. Die Websites sozialer Medien werden teilweise von der Unternehmensleitung deaktiviert, sodass kein Mitarbeiter sich während der Arbeitszeit bei Facebook oder LinkedIn einloggen kann.

Doch trotz aller Versuche ist Ablenkung nicht aus dem Berufsalltag auszuschließen. Anstatt sich über Unterbrechungen zu ärgern, sollten diese vielmehr fest eingeplant und akzeptiert werden. Außerdem spendet eine kurze Pause Energie für neue Herausforderungen. Entscheidend bleibt, dass Arbeitnehmer es schaffen, wieder in eine Konzentrationsphase zurückzukehren.

5.1 SMART-Methode

Bei der SMART-Methode geht es darum, Ziele realistisch zu definieren, um sie anschließend innerhalb einer gegebenen Frist zu erfüllen. Die Definition erfolgt anhand folgender fünf Kriterien:

S (spezifisch): Ziele konkret und präzise beschreiben – nach Möglichkeit in einem Satz.

M (messbar): Messgrößen bestimmen (Qualität, Quantität), anhand derer zu erkennen ist, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

A (attraktiv): Mitarbeiter sollten das Ziel positiv formulieren, um es zu akzeptieren und sich damit zu identifizieren.

R (realistisch): Ziele aktiv beeinflussbar gestalten – deren Erfüllung muss herausfordernd, aber machbar sein.

T (terminiert): das Ziel als zeitlich bindend erklären.

5.2 GTD („Getting Things Done“)

Die Methode Getting Things Done wurde von David Allen entwickelt. Sie schlägt vor, alle Aufgaben zu erfassen und nach Dringlichkeit zu sortieren. Zentrales Prinzip hierbei: Kleine wichtige Dinge, die nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, werden sofort erledigt. Das kann beispielsweise die Beantwortung einer E-Mail sein. Durch das rasche Erledigen kleinerer Pflichten bleibt mehr Zeit für zeitintensivere Aufgaben.

5.3 Eisenhower Matrix

Bei dieser Methode werden die anfallenden Aufgaben in vier Kategorien aufgegliedert. Das Aufteilen ist dabei ein entscheidender Schritt, der einiger Übung bedarf. Die vier Kategorien bestehen aus:

1. dringend und wichtig
2. dringend, aber nicht wichtig
3. wichtig, aber nicht dringend
4. weder wichtig noch dringend

Anschließend folgt das Abarbeiten der verschiedenen Aufgaben. Zunächst sollten die dringenden und wichtigen Tasks aus dem ersten Bereich erledigt werden. Aufgaben aus der zweiten Kategorie dieser Zeitmanagementmethode sollten möglichst an Kollegen, Mitarbeiter oder Dienstleister delegiert werden. Die Abarbeitung des dritten Matrixpunktes erfolgt am besten anhand einer exakten Terminierung. Aufgaben aus der vierten Kategorie müssen nicht abgehandelt werden.

Tipp: Wer sich zuerst um das Streichen der Tasks aus Kategorie vier kümmert, bringt Luft in das Aufgabendickicht und erhält eine klare Sicht und moralischen Auftrieb.

5.4 Not-to-do-Liste

Während eine gewöhnliche To-do-Liste für ein Gefühl der Überforderung sorgen kann, beschert eine Not-to-do-Liste einen freien Kopf. Das Prinzip ist simpel: Auf einer Liste werden all die Dinge notiert, mit denen sich ein Arbeitnehmer nicht befassen sollte, um Zeit zu sparen und Ablenkungen zu vermeiden. Dazu gehören beispielsweise der Besuch sozialer Medien oder das Lesen privater E-Mails.