E-Procurement

Der Begriff „E-Procurement“ beschreibt die Abwicklung des betrieblichen Wareneinkaufs auf elektronischer Basis. Im Gegensatz zu traditionellen Beschaffungsmaßnahmen bietet das E-Procurement eine Reihe von Vorteilen für beide Parteien. Das E-Procurement verfolgt das Ziel, die Aufgabe und Abwicklung von Bestellungen so stark wie möglich zu vereinfachen, sodass sowohl der Hersteller als auch der Abnehmer finanzielle und zeitliche Transaktionskosten einsparen kann.

Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene Einkaufsvarianten dem E-Procurement zuordnen, die im Folgenden genauer erläutert werden.

Online-Shop

Die einfachste Art bzw. eine Vorstufe des E-Procurements ist die Nutzung eines Online-Shops zum Bezug von Waren. Die Bestellungsabwicklung erfolgt ausschließlich digital, sodass diese Art des Einkaufs Papier, Zeit und damit auch Geld spart. Das Einkaufen in einem Online-Shop erfolgt ohne technische Hürden ‒ es wird keine separate Soft- oder Hardware benötigt und erfordert keine infrastrukturelle Verbindung zwischen Lieferant und Abnehmer. Allerdings sinkt damit auch das Potenzial zur Individualisierung bestimmter Services. Beispielsweise findet im Regelfall keine direkte Anbindung an das firmeneigene Warenwirtschaftssystem statt.

Der Bezug von Waren in Online-Shops kann dennoch eine flexible Lösung darstellen, insbesondere bei Artikeln, die nicht unbedingt in regelmäßigen Abständen bzw. mit hoher Frequenz neu bezogen werden müssen. Hauptsächlich für kleinere Unternehmen, die nicht über die nötigen Ressourcen zum Aufbau eines umfangreichen E-Procurement-Systems verfügen, stellt diese Variante eine gute Möglichkeit dar.

Multi-Lieferanten-Katalog

Ein sogenannter Multi-Lieferanten-Katalog dient der Zusammenfassung von Angeboten unterschiedlicher Anbieter. Ein Unternehmen kann auf diese Weise Waren mithilfe einer einheitlichen Benutzeroberfläche bestellen. Einmal implementiert, spart diese Vorgehensweise bei jedem Einkaufsvorgang Zeit und finanzielle Ressourcen. Die primäre Einrichtung ist jedoch in der Regel mit hohem Aufwand verbunden und üblicherweise auch sehr pflegeintensiv, da die Kataloge der Anbieter regelmäßig angepasst werden müssen, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Ein großer Vorteil von Multi-Lieferanten-Katalogen liegt in der mögliche Anbindung an ERP-Systeme des Unternehmens. Dadurch wird die EDV-gestützte Verwaltung, insbesondere im Hinblick auf die Organisation des Lagerbestandes, des Unternehmens deutlich erleichtert.

Elektronische Marketplaces

Eine gute Alternative zu Multi-Lieferanten-Katalogen stellen sogenannte elektronische Marketplaces dar. Diese virtuellen Marktplätze sind eine Ansammlung unterschiedlicher Anbieter. Dies hat zum Ziel, die Suche nach einem passenden Hersteller deutlich zu erleichtern. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, die elektronischen Marketplaces direkt mit einer automatisierten Warenwirtschaft zu koppeln. Damit wird der Einkauf effizienter und leichter zu planen.

Durch die digitale Abwicklung von Bestellprozessen lässt sich der Wareneinkauf deutlich beschleunigen und nimmt weniger Ressourcen in Anspruch. Die Unternehmen müssen die Lieferbedingungen und Zahlungsvereinbarungen nicht immer wieder neu aushandeln, sondern können sie universell definieren.

Bei der Nutzung von elektronischen Marketplaces lassen sich zudem unterschiedliche Anbieter gut miteinander vergleichen, sodass das Angebot mit den besten Konditionen ermittelt werden kann. Der Kontakt zu Lieferanten ist zudem einfach herstellbar. Dies ermöglicht, Lieferverträge in kürzester Zeit auszuhandeln.

Nicht nur bei der ersten Bestellung spart das E-Procurement viel Zeit. Im besten Fall lassen sich wiederkehrende Vorgänge automatisieren. Entweder kann eine periodische Neubestellung der betreffenden Waren erfolgen oder über den Zeitpunkt der nächsten Bestellung wird durch eine Synchronisation mit der elektronischen Warenwirtschaft eines Unternehmens entschieden. Daraus ergibt sich beispielsweise die Option, einen neuen Lieferauftrag automatisch zu senden, wenn sich nur noch wenige Waren dieser Kategorie auf Lager befinden.

Das Aufsetzen eines E-Procurement-Systems, bei dem Lieferant und Abnehmer direkt miteinander über ein eigenes System vernetzt sind, stellt die teuerste, aber am besten zu individualisierende Variante dar. In diesem Fall bedarf es der Entwicklung spezifischer Anwendungen, um eine solche Verknüpfung zu gewährleisten. Daher erweist sich diese Art des E-Procurement eher als eine Variante für größere Unternehmen.

Die Nutzung von Online-Shops oder elektronischen Marketplaces erfordert hingegen keine bzw. deutlich geringere infrastrukturelle Anpassungen seitens des einkaufenden Unternehmens. Allerdings sollte die Entwicklung eines funktionierenden Warenwirtschaftssystems erfolgen, um die Vorzüge des E-Procurement überhaupt wahrnehmen zu können.

http://www.softselect.de/business-software-glossar/e-procurement

http://www.prozeus.de/eBusiness/themen/eprocurement/