Vertriebsmitarbeiter finden: erfolgreiches Bewerbungsgespräch

Vertriebsmitarbeiter finden: In sieben Schritten zum Erfolg

Der Vertrieb bildet das Herzstück eines jeden Unternehmens. Damit dieser Bereich in guten Händen ist, braucht ein erfolgreicher Vertriebsmitarbeiter verschiedene Kompetenzen. Er muss die Vertriebs- und Unternehmensziele mit allen Abläufen tief verinnerlicht haben. Da seine Arbeitsabläufe in (fast) allen Bereichen des Unternehmens münden, sind kommunikative und lösungsorientierte Fähigkeiten von enormer Bedeutung. Daher ist es von großer Wichtigkeit, den richtigen Kandidaten für diesen Posten zu finden.

Lesezeit: 9 minutes

Publiziert: 06.04.2017

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Welche konkreten Schritte Sie bei der Wahl Ihres Vertriebspersonals beachten sollten, erfahren Sie im folgenden Ratgeber.

 

Schritt 1: Ihre Einstellung muss stimmen

Wer den richtigen Mitarbeiter finden will, muss gegenüber seinen Mitarbeitern die richtige Einstellung haben. Leistungsorientierte Unternehmen und Vertriebsabteilungen brauchen Mitarbeiter mit bestimmten Kompetenzen und Qualifikationen. Sie sollen und müssen Leistung fordern. Wer dies tut, muss sich und dem Mitarbeiter die Möglichkeit bieten, sich am Arbeitsplatz mit allen Fähigkeiten einbringen zu können. Der Mitarbeiter von heute will am Arbeitsplatz seine Werte gespiegelt sehen und sein Können ausleben dürfen. Sie wollen etwas von dem Mitarbeiter – aber der Mitarbeiter will auch etwas von Ihnen. Darum ist das Gebot der Fairness im Umgang mit Bewerbern eine selbstverständliche Forderung. Wer Top-Mitarbeiter gewinnen möchte, muss sich entsprechend fair und professionell verhalten.

 

Schritt 2: Anforderungsprofil des „idealen Bewerbers“ erstellen

Die Wahrscheinlichkeit, den richtigen Mitarbeiter zu finden, steigt, je genauer die Arbeitsplatzanforderungen und das Qualifikationsprofil des potenziellen Vertriebsmitarbeiters übereinstimmen. Bevor der eigentliche Einstellungsprozess beginnt, sollten Sie darum die Frage „Wie sieht das Anforderungsprofil aus?“ ausführlich beantworten.

Legen Sie mithilfe einer Arbeitsstellenanalyse fest, welche Kompetenzen notwendig sind, um die Stelle optimal auszufüllen. Sehr häufig wird zu sehr auf das fachliche Wissen geachtet. Berücksichtigen Sie bei der Profilerstellung fachliche, methodische, soziale und menschliche Komponenten.

Differenzieren Sie zwischen Muss- und Kann-Kriterien. Muss-Kriterien sind Schlüsselqualifikationen, über die der Bewerber auf jeden Fall verfügen sollte, beispielsweise eine Vertriebsausbildung sowie praktische Erfahrungen im Vertrieb und Verkauf. Leiten Sie aus diesen Überlegungen eine Beschreibung des „idealen Bewerbers“ ab.

Symbolbild: Checkliste helfen dabei geeignete Vertriebsmitarbeiter zu finden

Um einen geeigneten Vertriebsmitarbeiter zu finden, sollten Sie zunächst Muss- und Kann-Anforderungen herausfiltern.

 

Sie werden selten einen Kandidaten finden, der alle Kriterien erfüllt. Es lohnt sich, einen Bewerber, der hoch motiviert ist, dem es jedoch an der einen oder anderen Qualifikation fehlt, zum nachträglichen Erwerb dieser Fähigkeiten zu verhelfen – etwa mit Weiterbildungen.

In Ihr (ideales) Anforderungsprofil sind fachliche und persönlichkeitsorientierte Merkmale eingeflossen (Motivationsstruktur, Zielorientierung, Durchsetzungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Entscheidungsstärke und Vertrauenswürdigkeit). Diese stellen ein Raster dar, mit dem Sie eine relativ zuverlässige Einschätzung vornehmen können – zuerst der Bewerbungsunterlagen, dann des Menschen selbst, der Ihnen im Einstellungsgespräch begegnet.

Ihr Ziel sollte sein, sich ein Bild des Bewerbers zu verschaffen und seine Qualifikationen konkret einzuschätzen, um einen Abgleich zwischen dem Anforderungsprofil und den Kompetenzen vorzunehmen.

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Schritt 3: Die Bewerbungsunterlagen sichten

Die Bewerbungsunterlagen treffen ein. Sie sind es den Bewerbern schuldig, die Unterlagen gründlich und gewissenhaft zu prüfen und professionell darauf zu reagieren – und zwar auch, wenn die Kandidaten ungeeignet sind. Das Bild, das Sie jetzt von Ihrem Unternehmen und der Vertriebsabteilung abgeben, trägt erheblich dazu bei, wie Ihre Firma wahrgenommen wird – eventuell auch von Kunden. Bewerber kommunizieren die Erfahrungen, die sie bei ihren Bewerbungen gesammelt haben, auch und speziell die negativen.

Lassen Sie jedem Bewerber eine Eingangsbestätigung zu seiner Bewerbung zukommen und informieren Sie ihn über den Zeitplan der nächsten Schritte.

Nehmen Sie sich bei Absagen die Zeit, diese kurz zu begründen. Vermeiden Sie 08/15-Floskeln und nichtssagende Standardformulierungen. Prüfen Sie, ob es der richtige Weg ist, die Absage telefonisch zu übermitteln.

Zeugnisse und Unterlagen lassen nur eine begrenzte Beurteilung einer Person zu. Die Frage, ob er menschlich ins Vertriebsteam passt, lässt sich kaum beantworten, seine Persönlichkeit nur unzureichend einschätzen. Allerdings lassen Vollständigkeit und Erscheinungsbild der Bewerbungsunterlagen erahnen, wie ernst es dem Bewerber ist. Entscheidend ist immer der Gesamteindruck, den die Unterlagen bei Ihnen hinterlassen:

Wichtige Aspekte bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen:

  • Welchen Eindruck erweckt die Bewerbung?
  • Bezieht sich die Bewerbung auf Ihre Stellenausschreibung (Inserat)? Oder wirkt sie wie ein „Serienbrief“? Eventuell sondiert der Bewerber lediglich den Markt.
  • Ist der Lebenslauf übersichtlich, sachbezogen und lückenlos?
  • Ein Bewerbungsfoto von einem Fotografen spricht für die Ernsthaftigkeit der Bewerbung.
  • Gibt der Bewerber Auskunft zu Hobbys und außerberuflichem Engagement? Die Hobbys sind oft ein Hinweis auf die Motivationsstruktur. Die zu ausführliche Darstellung privater Angelegenheiten kann auf einen eher freizeitorientierten Menschen hindeuten.
  • Sind Rückschlüsse darauf möglich, ob es sich eher um einen Einzelkämpfer oder einen Teamworker handelt?

 

Widmen Sie dem Lebenslauf Ihre besondere Aufmerksamkeit. Denn ob es sich um einen Lebenslauf ohne Dynamik – der Bewerber macht seit Jahren dasselbe – oder einen Lebenslauf mit zahlreichen Arbeitsplatzwechseln handelt, erlaubt Rückschlüsse: Handelt es sich um einen Menschen, der ohne größere Motivation arbeitet und keinen Wert darauf legt, voranzukommen?

Noch einmal der Hinweis: Die Bewertung einzelner Aspekte birgt immer die Gefahr der Fehlinterpretation. Entscheidend ist und bleibt der Gesamteindruck.

Noch ein Wort zur berühmt-berüchtigten Zeugnissprache: Die meisten Führungskräfte und Bewerber kennen mittlerweile die „Geheimsprache“, die sich etabliert hat. „Herr Schmitz verlässt uns auf eigenen Wunsch“: In der Zeugnissprache der Personalchefs bedeutet das, man hat nichts dagegen, wenn der Verkäufer das Unternehmen verlässt. „Herr Schmitz verlässt uns auf eigenen Wunsch, was wir sehr bedauern“: Der zusätzliche Nebensatz drückt aus, dass man ihn gerne als Mitarbeiter behalten hätte.

Auf jeden Fall ist es hilfreich, wenn Sie sich mithilfe eines entsprechenden Buches oder im Internet (zum Beispiel: www.arbeitszeugnis.de) informieren, was sich hinter einzelnen Formulierungen im Arbeitszeugnis verbirgt.

Ein Praxistipp: Wenn sich ähnliche Aussagen in mehreren Zeugnissen wiederholen, weist dies meist auf den hohen Wahrheitsgehalt hin.

 

Schritt 4: Im Einstellungsgespräch den Bewerber einschätzen

Sie haben einige Bewerber zum Gespräch eingeladen. Hier soll der potenzielle Vertriebsmitarbeiter möglichst viel von sich erzählen – darum sollten Sie im Vorfeld des Gesprächs aus dem Anforderungsprofil, das Sie erstellt haben, verhaltensrelevante Fragen ableiten. Es geht darum, seine Denk- und Handlungsweise einzuschätzen. Die klassische Frage „Warum bewerben Sie sich gerade bei uns?“ lässt dies nicht zu. Diese Frage eignet sich eher als Einstiegsfrage und zur Gesprächseröffnung.

Besser ist: „Wie gehen Sie vor, wenn sich ein aufgebrachter Kunde bei Ihnen beschwert?“ Verhaltensrelevante Fragen orientieren sich an typischen Situationen in der Vertriebsabteilung. Ziel ist es, herauszufinden, wie sich der Bewerber in einer konkreten Situation verhalten würde.

Beispiele für verhaltensrelevante Fragen im Einstellungsgespräch

  • Warum möchten Sie ausgerechnet bei uns arbeiten? Welche beruflichen Ziele verfolgen Sie? (Motivation)
  • Welche Weiterbildungsmaßnahmen – auch außerhalb der Arbeitszeit – wünschen Sie? (Engagement)
  • Arbeiten Sie lieber allein oder mit anderen zusammen? (Teamfähigkeit)
  • Wo sehen Sie sich beruflich in fünf Jahren? (Zielorientierung)
  • Welche Stärken haben Sie, welche Schwächen? (Selbsteinschätzung)
  • Sind Sie für diese Stelle geeignet? (Stressverhalten)
  • Wofür sind Sie auf Ihrer früheren Arbeitsstelle kritisiert worden und wie haben Sie reagiert? (Kritikverhalten)
  • Sie müssen eigenständig eine Entscheidung treffen und zwar sofort. Wie verhalten Sie sich? (Entscheidungsverhalten)
  • Wie beurteilen Sie Ihre derzeitige Arbeitsstelle und Ihren Chef? (Loyalität)

 

In Anlehnung an: Letter, Letter: Die Praxis-Manager

 

Natürlich geht es auch um die fachlichen Kompetenzen des Bewerbers. Am Schluss des Gesprächs sollten Sie in der Lage sein, das in Schritt 2 erstellte Anforderungsprofil mit den tatsächlich vorhandenen Kompetenzen des Bewerbers abzugleichen.

 

Schritt 5: Die Selbstdarstellung nicht vergessen

Nutzen Sie im Einstellungsgespräch die Gelegenheit, sich als Arbeitgeber-Marke zu positionieren. Der Bewerber soll die Kampfbereitschaft um Bewerber wahrnehmen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie Ihre Vertriebsabteilung und Ihr Unternehmen darstellen möchten.

Vielleicht ist sogar eine Führung durch die Vertriebsabteilung sinnvoll. Der Bewerber könnte die späteren Teamkollegen und seine unmittelbare Führungskraft kennenlernen. Sie könnten sich in Ruhe „beschnuppern“ und der Vertriebsleiter bei der Personalentscheidung danach mit angehört werden.

Je mehr der spätere Mitarbeiter über das Unternehmen, die Unternehmenskultur, das Arbeitsklima und die Arbeitsanforderungen erfährt, desto besser kann er einschätzen, ob der Arbeitsplatz der richtige für ihn ist.

 

Schritt 6: Die Ab- und Zusage fair gestalten

Zum Gesprächsabschluss sollten Sie mit dem Bewerber einige formale Dinge besprechen, etwa die Gehaltsvorstellung und den möglichen Eintrittstermin. Schließen Sie das Gespräch mit einer Vereinbarung ab, die den nächsten Schritt verbindlich beschreibt: „Wir melden uns spätestens in einer Woche telefonisch bei Ihnen.“

Natürlich ist es ein Gebot der Fairness, die Vereinbarung einzuhalten. Absagen sollten dabei ausführlich, sachlich und höflich begründet werden, auch, weil man sich im Leben oft zweimal sieht. Eventuell haben Sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals mit dem Bewerber zu tun – und sei es, weil er bei der Konkurrenz eine Anstellung findet.

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Schritt 7: Eindrücke in der Probezeit überprüfen

Einige Bewerber gelangen in die engere Auswahl. Mit ihnen wird ein zweites, vertiefendes Gespräch geführt. Schließlich ist es soweit: Ein neuer Vertriebsmitarbeiter wird eingestellt.

In der Probezeit bestätigt sich, ob Sie mit Ihrer Einschätzung und Entscheidung richtig lagen oder nicht. Die Probezeit ist die Fortsetzung des Einstellungsgesprächs unter realen Bedingungen. Sie ist daher gut vorzubereiten.

Hilfreich ist, dem neuen Vertriebsmitarbeiter einen Paten an die Seite zu stellen, der die fachliche Einarbeitung und die Integration in das Vertriebsteam erleichtert. Nach der Hälfte der Probezeit führen Sie mit dem Mitarbeiter ein Gespräch – das Thema: „Wie lief es bisher, was kann verbessert werden?“

Wichtig – Richtig – Klar

Gehen Sie bei Ihrer Suche nach den richtigen Vertriebsmitarbeitern wie folgt vor:

  • Überprüfen Sie Ihre eigene Einstellung: Auch Ihre Abteilung und das Unternehmen stehen auf dem Prüfstand.
  • Erstellen Sie mithilfe einer Arbeitsplatzbeschreibung ein detailliertes Anforderungsprofil.
  • Sichten Sie die Bewerbungsunterlagen aufmerksam und professionell. Entscheidend ist der Gesamteindruck.
  • Im Einstellungsgespräch stellt sich der Bewerber Ihnen vor – und Sie ihm das Unternehmen!
  • Gleichen Sie Anforderungsprofil und Qualifikationsprofil ab, treffen Sie eine Entscheidung, die Sie den Bewerbern kommunizieren.

 

Fazit

Um den richtigen Bewerber für Ihren Vertrieb zu finden, müssen Sie genau wissen, WAS beziehungsweise WEN Sie wollen. Mithilfe eines Anforderungsprofils für die ausgeschriebene Stelle können Sie die geforderten Qualifikationen der Bewerber herausarbeiten und ausformulieren.

Beim Lesen der Bewerbungsunterlagen sollten Sie im Hinterkopf behalten, wie Sie die Bewerber (bei fehlenden Qualifikationen) individuell weiterbilden können, ohne sie als Mitarbeiter gleich zu verwerfen. Ein motivierter und kollegialer Beschäftigter ist schließlich mehr wert, als ein top-ausgebildeter Mitarbeiter ohne soziale Kompetenzen.

Damit Sie Ihren Top-Mitarbeiter eng an Ihr Unternehmen binden, bedarf es mehr als nur ein gutes Gehalt. Wie Sie eine beständige Verbindung zueinander aufbauen können, verrät Ihnen der Ratgeberartikel „Mitarbeiterbindung: Vertrieb als Aushängeschild des Unternehmens“.

 

Hier finden Sie eine Checkliste, mit der Sie Ihr Sales-Recruiting planen können und so geeignete Vertriebsmitarbeiter finden:

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Autor

Achim Jaeger
Achim Jaeger

Achim Jaeger ist Geschäftsführer der Vertriebsimpuls GmbH & Co. KG, Trainer und Berater für Unternehmens- und Personalentwicklung sowie Vortragsredner und Dozent. Mit dem Trainingsprogramm „Kundenleasing: ‚Ausgeliehene‘ Kunden zurückholen“ haben Achim Jaeger und Vertriebsimpuls den Trainer- und Beraterpreis 2015 des BaTB (Bundesverband ausgebildeter Trainer und Berater) gewonnen.

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