Geschäftsprozessoptimierung

Durch Geschäftsprozessoptimierung effizienter und konkurrenzfähiger werden

Die Digitalisierung hat heute nahezu alle Geschäftsfelder erfasst. Während vor allem Start-ups mit disruptiven Ansätzen ganze Branchen umkrempeln und gleichzeitig die großen Internetakteure den Versandhandel weitläufig dominieren, gerät der Mittelstand oft ins Hintertreffen. Doch auch im produzierenden Sektor sorgt die Digitalisierung für einen stärkeren Wettbewerb und immer kürzere Entwicklungszyklen. Wer also für die Zukunft gerüstet sein möchte, muss wettbewerbsfähig bleiben. Und diese Wettbewerbsfähigkeit entsteht nur mit Hilfe einer kontinuierlichen Optimierung der eigenen Prozesse, so spielt die Geschäftsprozessoptimierung für den Erfolg eines Unternehmens eine immer wichtigere Rolle.

Lesezeit: 5 minutes

Publiziert: 16.04.2018

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Was ist Geschäftsprozessoptimierung?

Als Geschäftsprozessoptimierung (GPO) werden Maßnahmen und Analysemethoden bezeichnet, mit deren Hilfe Prozesse im Unternehmen um- oder neugestaltet werden. Arbeitsabläufe werden optimiert und sorgen so für effizientere Geschäftsprozesse. Diese wiederum verursachen niedrigere Kosten und haben eine höhere Leistungsfähigkeit, höhere Qualität und größere Kundenzufriedenheit zur Folge.

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Ansätze der Geschäftsoptimierung

Nachfolgend sollen die zwei effektivsten Ansätze vorgestellt werden, die in der Management-Praxis im Rahmen der GPO praktiziert werden: das „Business-Process-Reengineering“ (BPR) und der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess“ (KVP).

1. Business-Process-Reengineering:

Diese Form der Geschäftsprozessoptimierung wurde von den US-amerikanischen Wirtschaftswissenschaftlern Michael Hammer und James Champy in den Neunzigerjahren entwickelt. Der Begriff selbst wurde von Henry Johansson eingeführt.

Ziel des BPR ist, wichtige Kennzahlen für Unternehmen wie Kosten, Service, Qualität und Durchlaufzeit deutlich zu verbessern. Voraussetzung für diese Steigerung ist eine veränderte Mentalität im gesamten Unternehmen.

Die Basis für Business-Process-Reengineering bilden vier Prinzipien:

  • Der gesamte Optimierungsprozess richtet sich nach den zentralen Geschäftsprozessen.
  • Diese Geschäftsprozesse müssen kundenorientiert sein.
  • Jedes Unternehmen muss sich auf seine Kernkompetenzen fokussieren.
  • Für die Prozessoptimierung soll neueste Technik eingesetzt werden, welche die Prozesse nachhaltig unterstützt und effizienter macht.

Wichtig bei diesem Ansatz ist die Anwendung und Berücksichtigung aller vier Prinzipien. Denn ohne Kundenorientierung hat die Rückbesinnung auf die eigenen Stärken wenig Erfolg. Ebenso können die positiven Effekte einer hervorragenden Kundenorientierung sowie der Fokus auf die wichtigsten Geschäftsprozesse durch eine veraltete IT-Infrastruktur zunichtegemacht werden.

Die 4 Rs im BPR:

  • Renewing: Optimierung der Mitarbeiterschulung. Alle Beteiligten erhalten neues Wissen und werden in die Organisation eingebunden. Auf diese Weise bekommen Mitarbeiter neue Motivation sowie neue Fertigkeiten und Fähigkeiten.
  • Revitalizing: Durch die Neugestaltung von Prozessen können die einzelnen Schritte in der Produktion oder Unternehmensführung effizienter werden.
  • Reframing: Neue Ausrichtung der Firmenphilosophie. Hierzu zählen das Überdenken, Ablegen und die Modifizierung alter Denkstrukturen und Verhaltensmuster. Auf diese Weise haben das Management und die Mitarbeiter die Chance, neue Visionen und Vorschläge einzubringen. Ziel der Veränderung von Denkmustern ist neue Entschlusskraft.
  • Resctructuring: Durch die Umstrukturierung von Teams, Arbeitsplätzen oder Produktionsstätten können die einzelnen Aktivitäten der Mitarbeiter effizienter werden.
Team bespricht Umstrukturierung für Geschäftsprozessoptimierung

Die Umstrukturierung Ihrer Abteilungen und deren Arbeitsprozesse, kann ungenutzte Kapazitäten aufdecken und so zur Effizienzsteigerung beitragen.

 

2. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess:

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess basiert auf einer Methode, die bereits seit den Fünfzigerjahren in Japan in der Automobilindustrie angewendet und „Kaizen“ genannt wird. In der Praxis geht es beim KVP darum, in einem kontinuierlichen Prozess und in kleinen Schritten Produkt-, Prozess- und Servicequalität zu steigern. Dabei arbeiten nicht alle Mitarbeiter an einem Ziel, sondern die Prozesse werden in kleinen Teams vorangebracht. Heute wird der KVP üblicherweise im Rahmen des Qualitätsmanagements angewendet.

Ein festgelegtes Verfahren für den KVP-Ansatz gibt es nicht. In der Regel wird jedoch zunächst der Ist- und Soll-Zustand eines Systems oder Produkts erfasst und beschrieben. Anschließend werden die vorhandenen Probleme analysiert und in einem weiteren Schritt bewertet. Im Anschluss der Analyse werden mögliche Lösungen erörtert und Maßnahmen abgeleitet. Nach der Umsetzung der Maßnahmen werden diese nochmals auf ihren Erfolg hin geprüft. Anschließend kann ein Prozess wieder von vorn beginnen. So ist der KVP eng verknüpft mit dem Lean-Management, das durch die Erschaffung effizienter Strukturen ein perfektes Produkt zum Ziel hat. In der Praxis wird der sogenannte „PDCA-Zyklus“ angewandt: Dieser enthält die Verben „Plan“, „Do“, „Check“ und „Act“ und wird auch „Demingkreis“ genannt.

 

Geschäftsprozessoptimierung für mittelständische Unternehmen

Mittelständische Unternehmen bilden noch immer das Rückgrat der deutschen Wirtschaft: Sie sorgen für hohe Beschäftigungszahlen und tragen zur großen Reputation deutscher Wirtschaftsgüter wie Maschinen oder Waren bei. Allerdings ist der Wettbewerbsdruck durch Globalisierung und Digitalisierung deutlich gestiegen. So entstehen immer kürzere Produktzyklen und erhöhte Durchlaufzeiten. Außerdem sind oft Einsparungen nötig, um im globalen Wettbewerb mit konkurrenzfähigen Preisen zu bestehen. Die Geschäftsprozessoptimierung ist deshalb für die meisten Mittelständler eine unabdingbare Voraussetzung für nachhaltigen Erfolg. Ob es sich dabei um die Automatisierung und Digitalisierung des Vertriebs, den Einsatz neuer webbasierter Anwendungen oder um die grundlegende Neuausrichtung der Firmenstruktur handelt, hängt immer vom Einzelfall ab. Wichtig ist allein der Handlungswille der Unternehmen, die eigenen Geschäftsprozesse immer wieder zu überprüfen.

Mögliche Ansatzpunkte für eine Geschäftsprozessoptimierung in Ihrem Unternehmen könnten sein:

  • Analyse und Optimierung der Vertriebsstruktur: Gibt es hier Möglichkeiten, mit internetbasierten Systemen Bestellungen, Versand und Retouren schneller und kostensparender abzuwickeln?
  • Überprüfen von Produktionsprozessen: An welchen Stellen lassen sich Materialien und Mitarbeiter einsparen? Können Prozesse mit neuen Maschinen deutlich beschleunigt werden?
  • Hinterfragen der Kundenorientierung: Decken sich die Eigenschaften der hergestellten Produkte noch mit den Wünschen der Kunden? Gibt es hier Trends oder Entwicklungen, die unbedingt berücksichtigt werden sollten?

 

KMU profitieren von kurzen Entscheidungswegen

Die Geschäftsprozessoptimierung erfordert größere Veränderungen sowohl der Einstellung als auch der bestehenden Infrastruktur. Gerade Neuausrichtungen und Neugestaltungen sind hier mit zusätzlichen Investitionen und Kosten verbunden. Deshalb ist die Geschäftsprozessoptimierung insbesondere bei großen Konzernen meist das Ergebnis langer Überlegungen.

KMU hingegen können – im Gegensatz zu Großkonzernen – von kurzen Entscheidungswegen profitieren. Somit sind Veränderungen schneller zu realisieren. Und gerade hier liegt bei der GPO die Stärke des Mittelstandes: in der schnellen Reaktionsmöglichkeit auf Marktveränderungen oder Änderungen bei Kundenbedürfnissen.

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Fazit

Traditionelle Strukturen stehen dem positiven Effekt der Geschäftsprozessoptimierung entgegen: Häufig werden Unternehmen schon in der zweiten oder dritten Generation geführt und niemand will am bisherigen Modell etwas ändern. Doch tatsächlich verschenken Mittelständler viel Potenzial, wenn sie an traditionellen Denkmustern festhalten und sich nicht auf Neues einlassen. Die Konkurrenz wartet nicht und ist im Zuge der Digitalisierung in manchen Bereichen schon mehrere Schritte voraus. Einen Vorteil hat die zunehmende Globalisierung und Digitalisierung jedoch: Durch die hohe Geschwindigkeit, mit der sich Veränderungen vollziehen, haben Unternehmen jederzeit die Möglichkeit, einzusteigen und sich weiterzuentwickeln, um Rückstände schnell aufzuholen.

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Autor

Andreas Duerr
Andreas Duerr

Andreas Duerr ist Chefredakteur des B2B Managers. Er verfügt über jahrzehntelange Erfahrungen in den Bereichen strategische Absatzkonzepte und Verkaufsförderung. Er kennt die Höhen und Tiefen des Vertriebsalltags und nimmt mit seiner Expertise in den Themenfeldern Vertriebsaufbau, Führung und Organisation auch im B2B Manager eine leitende Rolle ein.

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