Messe PR: Machen Sie das Beste aus Ihrer Messebeteiligung

Laut einer Umfrage von Harvard PR schätzen Journalisten und Blogger auf Messen individuelle Firmen-Gespräche und die Kontaktpflege. Nutzen Sie als Unternehmen die Möglichkeit, mit den Medienvertretern in Kontakt zu treten. Doch eine schlichte Teilnahme reicht nicht aus, um die Aufmerksamkeit auf sich zu lenken. Wie Sie die richtige PR-Strategie rund um Ihren Messeauftritt entwickeln, erfahren Sie in diesem Artikel.

Der Umfrage von Harvard PR zufolge planen fast 90 Prozent der befragten Medienvertreter ihren Messebesuch genau. Es ist daher empfehlenswert, bereits vorab zu Pressegesprächen mit einer Führungskraft einzuladen. Darüber hinaus gibt es noch andere Möglichkeiten einer gezielten Messe PR, um als ausstellendes Unternehmen auf sich aufmerksam zu machen.

Für die Harvard PR Studie wurden im Vorfeld der IFA 2015 rund 1.200 deutschsprachige Medienvertreter angesprochen. An der Online-Befragung nahmen zusätzlich 310 Medienvertreter aus verschiedenen Bereichen teil. Auf der folgenden Grafik sehen Sie einen Teil der Ergebnisse:

PR-Leute in die Messeplanung einbeziehen

Im Vorfeld einer Messe haben Sie viel zu bedenken: Wie sieht Ihr Standkonzept aus? Welches Standpersonal setzen Sie bei der Messe ein? Mit welchen B2B-Kunden vereinbaren Sie ein Messegespräch? Bei den Vorbereitungen, während und nach der Messe sollten Sie auch an Ihre PR denken und sorgfältig planen. Denn: Um das gesamte Messepotential auszuschöpfen, können Sie auf eine professionelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nicht verzichten. Beziehen Sie daher erfahrene PR-Leute frühzeitig in die Messeplanung mit ein.

Mit der richtigen Kommunikationsstrategie funktioniert die Messe PR

Ihre Aufgabe ist es, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Diese sollte auf den in der Vorbereitung zur Messe definierten Zielen aufbauen und im Einklang mit dem unternehmerischen Selbstbild sein:

• Welche Zielgruppen sollen erreicht werden?
• Zu welchem Zeitpunkt?
• Welche Botschaft soll vermittelt werden?
• Was steht im Mittelpunkt der Kommunikationsstrategie?

Sensibilisieren Sie Journalisten, wichtige Multiplikatoren und Branchenexperten frühzeitig für die eigenen Themen, um diese mit ausreichend Vorlauf in den relevanten Medien und Messespecials zu positionieren.

Bereiten Sie erste Ankündigungen, Einladungen und Presseartikel vor. Diese liegen den Fachmedien und Pressestellen der Messegesellschaften möglichst einige Wochen vor dem Messetermin vor. Nur so kann Ihre Messe PR die Wirkung und Aufmerksamkeit erzielen, die Sie anstreben. Übrigens: Viele größere Messen veröffentlichen eigene Messezeitschriften. Diese werden teilweise in Kooperation mit bedeutenden Fachmedien herausgegeben oder inhouse von einer eigenen Redaktion produziert und meist an den Eingängen an die Besucher verteilt. Eine Platzierung Ihrer Botschaft in solchen „Messe-News“ kann zusätzliche Besucher an den eigenen Stand locken.

Erzeugen Sie Spannung

Haben Sie den Mut, frühzeitig über Ihren Messeauftritt und dem damit verbundenen Konzept oder die Produktvorstellung zu berichten. Viele Unternehmen schrecken davor zurück und haben Bedenken, dass sich die Konkurrenz noch in Stellung bringen könnte und ihr Konzept anpasst. Es sollten aber aus PR-Sicht keine Chancen vertan werden, in dem Sie auf Verschwiegenheit setzen. Haben Sie den Mut, durch Kommunikation die Meinungs- oder Produktführerschaft zu erlangen. Setzen Sie auf spannende Thesen und laden Sie zum Beispiel Wissenschaftler oder andere Meinungsführer ein, die Ihrem Standpunkt zusätzliches Gewicht verleihen. Als Alternative können Sie sich auch die Details und Überraschungen für eine exklusive Messepräsentation bewahren und die Spannung bis dahin aufbauen.

Laden Sie Journalisten und Blogger ein

Die mediale Aufmerksamkeit der Fachpresse konzentriert sich auf einer Messe natürlich besonders stark. Mit der ersten Ankündigung schicken Sie deshalb auch Einladungen zu Gesprächen und Interviews an Journalisten und Blogger. Kurz vor der Messe holen Sie sich telefonisch eine Terminbestätigung ein. Denken Sie zusätzlich über exklusive Vorab-Präsentationen oder Redaktionskonferenzen als PR-Instrumente nach. Prinzipiell bietet es sich auch an, Pressekonferenzen abzuhalten. Die meisten Messeveranstalter stellen für solche Anlässe separate Räumlichkeiten zur Verfügung. Es sollte aber wohl überlegt sein, ob solch eine Maßnahme für Sie in Frage kommt. Eine Pressekonferenz bietet sich nur dann an, wenn Sie wirklich Neuigkeiten zu verkünden haben, wie ein Fusion oder ein innovatives Produkt.

Verfassen Sie eine individuelle Pressemitteilung für die jeweilige Zielgruppe.

Messe PR-Maßnahmen während der Messe

Die richtigen PR-Maßnahmen vor einer Messe zu tätigen, gehört in jedem Falle dazu. Doch auch die richtige Messe PR vor Ort sollten Sie bedenken. Nutzen Sie dafür beispielsweise diverse Drucksachen. Kündigen Sie Ihre Präsentationen, Podiumsdiskussionen und Vorträge an, in dem Sie Flyer mit allen Details auf der Messe verteilen und beispielsweise auf Plakaten und Postern darauf hinweisen. Bei SAXOPRINT haben Sie die Möglichkeit, sich vor dem Druck über Ihrer PR-Mittel ausführlich beraten zu lassen.

Zu einer Messe gehört es, Pressemappen mit allen relevanten Informationen und für die Nachbereitung im Pressezentrum zu platzieren. Achten Sie dabei auf ein ansprechendes und informatives Layout. Nutzen Sie für Ihre digitale Pressemappe beispielsweise CD-Cover und Booklets. Eine gute Betreuung der Medienvertreter und Blogger an Ihrem Stand sollte selbstverständlich sein und im Idealfall kommen Sie für eine Reportage über die Messe als Experte in Frage, bei der Ihnen eine große Bühne gewiss ist.

Social Media, Blogs und Twitter richtig einsetzen

Die Integration von Social Media-Kanälen gehört zu einer Messe dazu. Nutzen Sie Facebook, Twitter & Co. im Vorfeld, um erste Hinweise auf Ihren Messeauftritt zu geben und somit einen Spannungsbogen aufzubauen. Integrieren Sie beispielsweise einen Countdown bis zum Messeauftritt in Ihre Social Media-Postings. Mit relevanten Informationen aus der Fachwelt liefern Sie Ihren Followern zusätzlich spannendes Material. Darüber hinaus verkünden Sie natürlich Ihr Programm oder Sie stellen Ihr Messpersonal vor. Klinken Sie sich zudem direkt in bestehende Social Media-Diskussionen und beliebte Hashtags ein, um noch mehr Reichweite zu erzeugen.

Vor und während der Messe empfiehlt es sich, einen eigenen Hashtag für die Postings auszuwählen. Damit kann die Sichtbarkeit erhöht werden. Außerdem haben Messeveranstalter teilweise eigene Blogs und eine frühzeitige Anfrage zu einem Beitrag sollten Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen. Gleichzeitig ist es wichtig, via Monitoring im Auge zu behalten, was im Social Web über das eigene Unternehmen, Produkt oder die eigene Marke gesagt wird.

Stimmen Sie die Social-Media-Aktivitäten mit dem Messe-Team ab.

Chance Bewegtbild: Ihren Botschaften ein Gesicht geben

Journalisten, Blogger, Kunden: Sie alle nehmen während einer Messe viele Informationen auf. Da ist es entscheidend, herauszustechen, um in der Masse nicht unterzugehen. Ihre Besucher werden es Ihnen danken, wenn Sie nicht auch noch bei Ihnen mit komplizierten Produktinformationen überladen werden. Eine Lösung bieten Videos, die Ihren Besucher die Inhalte vermitteln. Das bietet nicht nur den Vorteil, dass es länger im Gedächtnis bleibt, sondern Sie haben damit auch die Möglichkeit, durch ein geschicktes Storytelling Ihr Produkt ganz neu darzustellen. Es wirkt oft auflockernd, wenn etwa der Chef selbst in dem Video zu sehen ist. Eine witzige Idee, ein lustiger Spruch – seien Sie kreativ. Das Video sollte natürlich zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Produkt passen, aber mit Bewegtbildern als Messe PR-Maßnahme erhöht sich die Chance, Aufmerksamkeit zu erhalten.

Nach der Messe ist nicht Schluss: Nachbereitung und Folgeaktionen

Mit dem Abbau der Messetheke und Messewände ist auch die Messe PR am Ende angelangt? Keineswegs, denn nach der Messe starten die Folgeaktionen. Liefern Sie den Redakteuren das vereinbarte Material und wenn Sie eine Agentur beauftragt haben, dann lassen Sie dieser den Input für die Beiträge zukommen. Die Texte sollten sich immer am Stil des jeweiligen Mediums orientieren und passendes Bildmaterial wird von Redakteuren gern genommen und veröffentlicht.

Ziehen Sie eine Bilanz der Messe. Ihr Auftritt war besonders erfolgreich und zeichnete sich durch die Gewinnung eines Interessanten, neuen Kunden oder einer Produktvorstellung aus? Dann sollten Sie diese Informationen teilen. Die PR-Maßnahmen gehen auch nach der Messe weiter.