Ausarbeitung der Geschäftspapiere durch Mitarbeiter

Geschäftspapiere: Die Visitenkarte Ihres Unternehmens

Mit professionell erstellten Geschäftspapieren vermitteln Sie Ihren Kunden Kompetenz und Seriosität. Ansprechende Geschäftspapiere schaffen einen Wiedererkennungswert für Ihr Unternehmen und erwecken Vertrauen. Der Gestaltung, dem Layout und dem Druck Ihrer Geschäftspapiere sollten Sie daher die nötige Aufmerksamkeit schenken.

Lesezeit: 5 minutes

Publiziert: 20.04.2017

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Welche Pflichtangaben müssen Geschäftspapiere enthalten?

Wenn Sie mit Ihren Geschäftspartnern schriftlich kommunizieren, sind bei der Erstellung Ihrer Korrespondenz gewisse gesetzliche Vorschriften zu beachten. Welche Angaben Ihre Geschäftspapiere konkret enthalten müssen, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab.

Generell gilt Ihr gesamter externer Schriftverkehr als Geschäftsbrief. Dies beinhaltet Angebote, Anfragen und Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Geschäftsbrief in Papierform oder elektronisch versendet wird. Werbeschriften und alle Nachrichten, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten, gelten dagegen nicht als Geschäftsbriefe.

Pflichtangaben Einzelkaufmann

Ein im Handelsregister eingetragener Einzelkaufmann muss gem. § 37a HGB auf seinen Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:

• Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
• Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ bzw. eine allgemein verständliche Abkürzung wie „e. K.“ oder „e. Kfr.“
• Ort der Handelsniederlassung
• Registergericht und Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

Pflichtangaben GmbH

Für den Fall einer GmbH sind folgende Angaben auf Geschäftsbriefen gem. § 35a GmbHG verpflichtend:

• Vollständiger Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
• Rechtsform und Sitz der Gesellschaft
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
• Die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
• Sämtliche Geschäftsführer und – falls zutreffend – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Für andere Rechtsformen finden Sie die Pflichtangaben für Geschäftspapiere beispielsweise bei den Handelskammern. Es steht Ihnen frei, an welcher Stelle diese auf dem Geschäftsbrief erscheinen, Sie müssen lediglich eine gute Lesbarkeit sicherstellen. In der Regel werden die meisten Pflichtangaben in der Fußzeile untergebracht.

Pflichtangaben für Rechnungen

Wenn Sie Rechnungen mit unvollständig oder nicht korrekt aufgeführten Pflichtangaben stellen, kann der Empfänger die Zahlung verweigern. Nach geltendem Recht müssen Rechnungen für einen Betrag von über 150 EUR brutto folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Falls zutreffend: Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers und
• Ggf. im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts.

Sinnvollerweise geben Sie auch Ihre Bankverbindung nach dem SEPA-Verfahren an: BIC und IBAN.

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Warum Corporate-Identity und Corporate-Design für Geschäftspapiere wichtig sind

Die Werte und die Identität Ihres Unternehmens werden mit dem Corporate-Design und der Corporate-Identity verkörpert. Im B2B-Mittelstand ist das stringente Befolgen einer Corporate-Identity und eines Corporate-Designs noch weniger stark ausgeprägt als im B2C-Bereich. Produktqualität und Klarheit in der Kundenkommunikation werden meist als wichtiger betrachtet. Jedoch spielt auch im B2B-Segment das Design eine entscheidende Rolle. Durch das stringente Verwenden eines ansprechenden und wertigen Designs, tragen Sie wesentlich zur Bildung von Vertrauen gegenüber Ihres Unternehmens bei.

Ob Sie wollen oder nicht, Ihre Kunden und Ihre Konkurrenten bilden sich eine Meinung über Sie. Mit durchdachter Corporate-Identity und darauf abgestimmtem Corporate-Design können Sie diese Meinung gezielt beeinflussen, sich klar am Markt positionieren und von der Konkurrenz abheben. Wenn Geschäftspapiere nicht einheitlich aussehen oder Sie keine kohärente (An-)Sprache verwenden, erwecken Sie einen unprofessionellen Eindruck – das sollten Sie vermeiden.

 

Tipps zur professionellen Erstellung Ihrer Geschäftspapiere

Bevor Sie mit der Gestaltung Ihrer Unterlagen beginnen, sollten Sie sich vergegenwärtigen, was Sie genau kommunizieren wollen. Was ist Ihr Anliegen? An wen richten Sie sich? Welches Format steht Ihnen zur Verfügung? Ein grundlegendes Wissen über Designprinzipien ist ebenfalls sehr hilfreich.

Typografie, Design, Layout

Machen Sie sich mit der Vielzahl an Gestaltungselementen aus Typografie, Design und Layout vertraut. Entwickeln Sie eine Sensibilisierung für all die Elemente, die Ihnen bei der Dokumentenstrukturierung zur Verfügung stehen: Linien, Aufzählungspunkte, Tabellen, Diagramme, Abbildungen u. a. Wie verwenden Sie diese Elemente? Einige Stellschrauben, die Sie variieren können: Abstand zwischen Buchstaben und Wörtern, Textausrichtung, Ränder, Satzspiegel, Einsatz und Auswahl von Abbildungen, Größe von Text und Abbildungen, Kontrast.

Der Einsatz von Farben ermöglicht Ihnen, Stimmungen gezielt zu vermitteln. Farben rufen – je nach Kulturkreis – durchaus unterschiedliche Emotionen hervor. Ein kräftiges Rot wird mit Aggression und Energie assoziiert, Violett wirkt geheimnisvoll, Gelb steht für Wärme und Optimismus, Blau für Sicherheit und Verantwortung, Grün für Gesundheit.

Mit der Verwendung von Serifenschriften erreichen Sie oft eine bessere Lesbarkeit. Bei serifenlosen Schriften lassen sich dagegen einzelne Buchstaben besser unterscheiden. Als Faustregel galt lange: Verwenden Sie eine Serifenschrift für Print und eine serifenlose Schrift für Onlinekorrespondenz. Eine Ausnahme hiervon stellen Überschriften dar. Diese sind in der Regel hinreichend groß, um eine eine problemlose Lesbarkeit zu gewährleisten. Wichtig ist, dass die Schrift zum Charakter und zur Stimmung Ihres Dokuments passt. Verwenden Sie für Geschäftsdokumente klassische, klare Schriften wie z. B. Garamond, vermeiden Sie hingegen dekorative Schriften.

Hinweis: Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Geschäftspapiere auf Einheitlichkeit und beachten Sie Ihr Corporate-Design.

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Visitenkarten

Bei Visitenkarten gilt es, Praktikabilität, Lesbarkeit und Ästhetik zu vereinen. Visitenkarten müssen repräsentativ sein. Gleichzeitig darf die Schrift nicht zu klein gewählt werden, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten. Achten Sie neben den gestalterischen Merkmalen auf die Druckqualität und Haptik Ihrer Geschäftspapiere.

Auch wenn im Zuge der Digitalisierung die klassische Korrespondenz in Papierform an Bedeutung verliert – begehen Sie nicht den Fehler, Ihre Geschäftspapiere auf die Schnelle selbst zu entwerfen. Wenn Sie sich mit Gestaltung und Design bisher nicht befasst haben, beauftragen Sie einen Experten. Den Unterschied werden Sie merken und die Ausgabe wird sich bezahlt machen.

Vistenkarte als Teil der Geschäftpapiere

Auch Ihre Visitenkarten sollten professionell gestaltet sein, um Seriosität auszustrahlen.

 

Fazit

Mit professionellen Geschäftspapieren demonstrieren Sie Ihren Kunden Vertrauen und Seriosität. Betrachten Sie Ihre Geschäftspapiere als Marketinginstrument: Einheitlichkeit vermittelt Professionalität und Sie schaffen damit einen Wiedererkennungswert. Nutzen Sie die Möglichkeiten, durch Corporate-Identity und Corporate-Design nach außen hin überzeugend aufzutreten und das Profil Ihres Unternehmens zu schärfen.

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Autor

Andreas Duerr
Andreas Duerr

Andreas Duerr ist Chefredakteur des B2B Managers. Er verfügt über jahrzehntelange Erfahrungen in den Bereichen strategische Absatzkonzepte und Verkaufsförderung. Er kennt die Höhen und Tiefen des Vertriebsalltags und nimmt mit seiner Expertise in den Themenfeldern Vertriebsaufbau, Führung und Organisation auch im B2B Manager eine leitende Rolle ein.

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